2020
27
Schede di sicurezza senza pensieri con Sds OnDemand®
Image Line ha creato un sistema per snellire la burocrazia di schede di sicurezza, etichette e comunicazioni obbligatorie. Dieci domande a chi tutti i giorni lavora a questo servizio
Sds OnDemand® è un servizio di Image Line
Quando si parla di schede di sicurezza, etichette e comunicazioni obbligatorie relative ai mezzi tecnici, subito si pensa alla burocrazia e agli obblighi concernenti a questi documenti. Ma per avere meno pensieri e meno carte da archiviare la risposta arriva da Image Line che, per alleggerirne la gestione ha creato Sds OnDemand®, un servizio che va incontro alle esigenze di tutti gli attori della filiera, dalle aziende produttrici ai distributori, agli utilizzatori finali. Per saperne di più abbiamo intervistato Alessia Monti e Sara Turricchia, le due "mamme" del servizio: Alessia, responsabile dati e contenuti, fornisce il supporto tecnico al servizio, Sara, programmatrice, si occupa dell'architettura dei sistemi informativi.
1. A cosa serve Sds OnDemand®?
Alessia: "Il servizio serve per la distribuzione delle schede di sicurezza, delle etichette e delle comunicazioni obbligatorie di aziende produttrici/distributrici e distributori di mezzi tecnici ai loro clienti".
2. C'era una volta un software… ma in un mondo che corre velocemente, così come la tecnologia, tutto evolve ed è necessario a volte anticipare i tempi. Come si è evoluto il servizio?
Sara: "Sds OnDemand® era nato come software nel 2006 ma dal febbraio 2016 le cose sono cambiate, c'è stata una rivoluzione. Il servizio, nella nuova versione, è un sito, una web application in cui vegono caricati i documenti: non si deve scaricare un programma, basta accedere alla pagina. Le novità pubblicate ora vengono notificate ai distributori attraverso le pec, che vengono inviate settimanalmente. I materiali non vengono allegati alle pec, arriva solo la notifica che un nuovo documento è stato pubblicato. Inoltre, per fornire un servizio più comodo anche al distributore, ad esempio un consorzio che riceve tante pec, viene inviata ogni settimana anche una mail normale che contiene il riassunto di tutte le pec che sono state inviate al distributore. Questa mail non arriva alla partita Iva, come succede invece con la pec, ma alla persona fisica: arriva alle persone che sono dipendenti e che fanno parte di quella partita Iva, se si sono agganciate al servizio".
Sara: "Inviare tutti i documenti via mail significherebbe intasare la casella di posta del destinatario: nel giro di un invio, massimo due, si riempirebbe già".
Alessia: "In questo modo invece arriva solo la notifica di cosa c'è di nuovo. A volte capita di inviare la notifica di dieci o venti pdf tutti in una volta: inviando i pdf si bloccherebbe tutto".
Sara: "Inoltre l'indirizzo pec è quello ufficiale della partita Iva, e viene quindi usato per questioni amministrative e contabili con clienti e fornitori. In questo modo il nostro servizio non è invasivo e non impedisce di ricevere altre documentazioni importanti".
4. Il servizio ha in pratica due fasi: la prima è dedicata alle aziende produttrici/distributrici mentre la seconda si rivolge ai distributori. Nello specifico come funziona la parte per le aziende produttrici/distributrici?
Sara: "Le aziende produttrici/distributrici che acquistano il servizio nominano una figura incaricata della gestione della piattaforma web. Il resposabile del servizio, affiancato dallo staff di Image Line, metterà a disposizione dei distributori le schede di sicurezza, le etichette e le comunicazioni obbligatorie aggiornate, subito visibili sulla piattaforma. I distributori, semplicemente accedendo al servizio, troveranno la documentazione più aggiornata".
Alessia: "Alla base del servizio c'è una stretta collaborazione tra noi e le aziende: forniamo una costante assistenza tecnica per l'aggiornamento dei materiali e l'utilizzo di Sds OnDemand®".
5. Come sarebbe la gestione di tutta questa burocrazia senza Sds OnDemand®?
Alessia: "Le aziende vengono sollevate dall'invio di molta carta e da molto lavoro: senza il servizio dovrebbero essere loro ad inviare la documentazione singolarmente ad ogni cliente, via pec o via raccomandata con ricevuta di ritorno e, in quest'ultimo caso, dovrebbero anche stampare, sarebbe un costo in più".
Sara: "Senza contare che dovrebbero archiviare le ricevute di ritorno, fare una lista di chi ha ricevuto la documentazione e chi no, poi dovrebbero rimandarla e i tempi si allungherebbero. Una persona in azienda dovrebbe dedicare molto tempo a questa attività".
6. Quali vantaggi offre il servizio?
Sara: "Con Sds OnDemand® il rinvio della pec è parte del servizio: infatti sapere se la pec è stata consegnata o no è una caratteristica dell'applicazione. Le aziende produttrici/distributrici vedono l'anagrafica dei loro clienti e per ognuno i pdf che rendono disponibili, per ogni pdf c'è un indicatore colorato che dice se quel cliente ha ricevuto la notifica di pubblicazione del pdf o no. La settimana successiva il servizio ritenta di nuovo la spedizione. Inoltre, se sottoposte a controllo, le aziende produttrici/distributrici possono utilizzare il loro fascicolo della pec e dire al controllore: 'guarda che la pec di quel cliente che stai controllando, ho visto che è stata consegnata in tale data e conteneva proprio la notifica di quel pdf'. Le aziende possono contare sul fascicolo".
7. E cosa possono fare le aziende per i clienti che non hanno ricevuto le notifiche via pec?
Alessia: "Con Sds OnDemand® le aziende devono gestire solo quei pochi clienti che non ricevono la notifica via pec, e sono veramente pochi. A loro dovrebbero mandare una raccomandata con ricevuta di ritorno, se quel cliente effettivamente ha acquistato quel prodotto per cui non ha ricevuto il materiale. Il lavoro delle aziende è sicuramente molto meno gravoso in questo modo, senza il servizio si tratterebbe di una mole di lavoro abbastanza grossa".
Sara: "Potrebbero anche soltanto fare una telefonata a chi non ha ricevuto la pec e verificare se l'indirizzo pec è corretto. Se poi ci informano, aggiorniamo la pec nel sistema e la volta successiva l'invio andrebbe a buon fine".
8. Ci sono vantaggi anche per i clienti delle aziende produttrici/distributrici?
Alessia: "I clienti sono contenti di avere tutto in uno stesso punto. Ad esempio, i consorzi che acquistano i prodotti da diverse aziende trovano tutti i loro documenti sulla nostra piattaforma, perché la loro partita Iva è nel database di tutte le aziende di cui sono clienti, e quindi ricevono le notifiche allo stesso indirizzo pec. E' comodo anche per loro, perché così non devono stampare e possono accedere al documento aggiornato nel momento in cui ne hanno la necessità. Inoltre, quando effettuano il login, c'è un indicatore che segnala i nuovi pdf".
Sara: "Dal punto di vista del cliente c'è un ulteriore vantaggio: la più semplice gestione dei materiali. Senza il servizio ogni azienda mandava la documentazione in modo diverso, chi con la raccomandata, chi con la pec, e altre ancora mandavano il tecnico che consegnava un pacco di fogli. Dopo era il cliente che doveva trovare un metodo di gestione per trovare sempre i documenti più aggiornati tra tutto il materiale che riceveva".
9. E' possibile sbagliarsi?
Alessia: "Con Sds OnDemand® il rischio di sbagliare è molto minore per il cliente: collegandosi al servizio trova sempre la scheda di sicurezza, o l'etichetta, più aggiornata. Se le aziende inviassero i pdf in allegato tramite pec o mail, sarebbe poi il distributore a dover cercare l'ultimo documento, e in quel caso c'è il rischio di sbagliarsi: ad esempio potrebbe aver cancellato involontariamente l'ultima pec e trovare così la penultima, fornendo così un documento non aggiornato".
Sara: "Se invece è l'azienda produttrice/distributrice che per qualsiasi motivo ha urgenza di mettere online un materiale, a prescindere dalla pec di notifica, sul sito si vede subito e solo l'ultimo documento caricato. Anche in questo caso, gestendo tutto con la carta sarebbe più complicato e ci vorrebbe molto più tempo".
10. Cosa può fare Sds OnDemand® per i distributori e, di conseguenza, per gli utilizzatori finali?
Alessia: "La 'seconda fase' del servizio, quella dedicata ai distributori è attiva dal settembre 2017. I distributori che aderiscono a Sds OnDemand® possono inserire i loro clienti, in questo modo gli agricoltori possono entrare nell'area a loro riservata, gratuita, e avere subito a disposizione i documenti aggiornati che i distributori, cioè i clienti delle aziende produttrici/distributrici, vedono. In pratica i consorzi e le piccole rivendite possono mettere a disposizione dei loro clienti tutta la documentazione tramite il servizio, senza dover stampare nulla".
Sara: "Questa 'seconda fase' non funziona con le pec ma ci si avvale delle dichiarazioni di accettazione delal trasmissione dei documenti tramite Sds OnDemand®. Il consorzio, o il rivenditore, che decide di aderire compila online una sorta di anagrafica dei suoi clienti. Per ogni cliente compila i dati necessari alla dichiarazione, questa dichiarazione va stampata e fatta firmare al proprio cliente che in pratica accetta di approvvigionarsi da solo dei documenti tramite il servizio e il distributore non deve inviargli nulla. Agli utilizzatori finali viene inviata una mail ogni mese che riepiloga le novità uscite dall'invio precedente, quindi tutti gli agricoltori che aderiscono ricevono questa comunicazione e possono accedere in qualsiasi momento alla piattaforma.
Per non perdersi le ultime schede di sicurezza, etichette e comunicazioni la risposta è Sds OnDemand®.
Da sinistra: Alessia Monti e Sara Turricchia
1. A cosa serve Sds OnDemand®?
Alessia: "Il servizio serve per la distribuzione delle schede di sicurezza, delle etichette e delle comunicazioni obbligatorie di aziende produttrici/distributrici e distributori di mezzi tecnici ai loro clienti".
2. C'era una volta un software… ma in un mondo che corre velocemente, così come la tecnologia, tutto evolve ed è necessario a volte anticipare i tempi. Come si è evoluto il servizio?
Sara: "Sds OnDemand® era nato come software nel 2006 ma dal febbraio 2016 le cose sono cambiate, c'è stata una rivoluzione. Il servizio, nella nuova versione, è un sito, una web application in cui vegono caricati i documenti: non si deve scaricare un programma, basta accedere alla pagina. Le novità pubblicate ora vengono notificate ai distributori attraverso le pec, che vengono inviate settimanalmente. I materiali non vengono allegati alle pec, arriva solo la notifica che un nuovo documento è stato pubblicato. Inoltre, per fornire un servizio più comodo anche al distributore, ad esempio un consorzio che riceve tante pec, viene inviata ogni settimana anche una mail normale che contiene il riassunto di tutte le pec che sono state inviate al distributore. Questa mail non arriva alla partita Iva, come succede invece con la pec, ma alla persona fisica: arriva alle persone che sono dipendenti e che fanno parte di quella partita Iva, se si sono agganciate al servizio".
Correva l'anno 2006...
L'home page della prima versione di Sds OnDemand®
... e invece oggi...
L'attuale home page di Sds OnDemand®
Sara: "Inviare tutti i documenti via mail significherebbe intasare la casella di posta del destinatario: nel giro di un invio, massimo due, si riempirebbe già".
Alessia: "In questo modo invece arriva solo la notifica di cosa c'è di nuovo. A volte capita di inviare la notifica di dieci o venti pdf tutti in una volta: inviando i pdf si bloccherebbe tutto".
Sara: "Inoltre l'indirizzo pec è quello ufficiale della partita Iva, e viene quindi usato per questioni amministrative e contabili con clienti e fornitori. In questo modo il nostro servizio non è invasivo e non impedisce di ricevere altre documentazioni importanti".
4. Il servizio ha in pratica due fasi: la prima è dedicata alle aziende produttrici/distributrici mentre la seconda si rivolge ai distributori. Nello specifico come funziona la parte per le aziende produttrici/distributrici?
Sara: "Le aziende produttrici/distributrici che acquistano il servizio nominano una figura incaricata della gestione della piattaforma web. Il resposabile del servizio, affiancato dallo staff di Image Line, metterà a disposizione dei distributori le schede di sicurezza, le etichette e le comunicazioni obbligatorie aggiornate, subito visibili sulla piattaforma. I distributori, semplicemente accedendo al servizio, troveranno la documentazione più aggiornata".
Alessia: "Alla base del servizio c'è una stretta collaborazione tra noi e le aziende: forniamo una costante assistenza tecnica per l'aggiornamento dei materiali e l'utilizzo di Sds OnDemand®".
5. Come sarebbe la gestione di tutta questa burocrazia senza Sds OnDemand®?
Alessia: "Le aziende vengono sollevate dall'invio di molta carta e da molto lavoro: senza il servizio dovrebbero essere loro ad inviare la documentazione singolarmente ad ogni cliente, via pec o via raccomandata con ricevuta di ritorno e, in quest'ultimo caso, dovrebbero anche stampare, sarebbe un costo in più".
Sara: "Senza contare che dovrebbero archiviare le ricevute di ritorno, fare una lista di chi ha ricevuto la documentazione e chi no, poi dovrebbero rimandarla e i tempi si allungherebbero. Una persona in azienda dovrebbe dedicare molto tempo a questa attività".
6. Quali vantaggi offre il servizio?
Sara: "Con Sds OnDemand® il rinvio della pec è parte del servizio: infatti sapere se la pec è stata consegnata o no è una caratteristica dell'applicazione. Le aziende produttrici/distributrici vedono l'anagrafica dei loro clienti e per ognuno i pdf che rendono disponibili, per ogni pdf c'è un indicatore colorato che dice se quel cliente ha ricevuto la notifica di pubblicazione del pdf o no. La settimana successiva il servizio ritenta di nuovo la spedizione. Inoltre, se sottoposte a controllo, le aziende produttrici/distributrici possono utilizzare il loro fascicolo della pec e dire al controllore: 'guarda che la pec di quel cliente che stai controllando, ho visto che è stata consegnata in tale data e conteneva proprio la notifica di quel pdf'. Le aziende possono contare sul fascicolo".
Leggi anche:
La corretta gestione delle schede di sicurezza in dieci regole
7. E cosa possono fare le aziende per i clienti che non hanno ricevuto le notifiche via pec?
Alessia: "Con Sds OnDemand® le aziende devono gestire solo quei pochi clienti che non ricevono la notifica via pec, e sono veramente pochi. A loro dovrebbero mandare una raccomandata con ricevuta di ritorno, se quel cliente effettivamente ha acquistato quel prodotto per cui non ha ricevuto il materiale. Il lavoro delle aziende è sicuramente molto meno gravoso in questo modo, senza il servizio si tratterebbe di una mole di lavoro abbastanza grossa".
Sara: "Potrebbero anche soltanto fare una telefonata a chi non ha ricevuto la pec e verificare se l'indirizzo pec è corretto. Se poi ci informano, aggiorniamo la pec nel sistema e la volta successiva l'invio andrebbe a buon fine".
8. Ci sono vantaggi anche per i clienti delle aziende produttrici/distributrici?
Alessia: "I clienti sono contenti di avere tutto in uno stesso punto. Ad esempio, i consorzi che acquistano i prodotti da diverse aziende trovano tutti i loro documenti sulla nostra piattaforma, perché la loro partita Iva è nel database di tutte le aziende di cui sono clienti, e quindi ricevono le notifiche allo stesso indirizzo pec. E' comodo anche per loro, perché così non devono stampare e possono accedere al documento aggiornato nel momento in cui ne hanno la necessità. Inoltre, quando effettuano il login, c'è un indicatore che segnala i nuovi pdf".
Sara: "Dal punto di vista del cliente c'è un ulteriore vantaggio: la più semplice gestione dei materiali. Senza il servizio ogni azienda mandava la documentazione in modo diverso, chi con la raccomandata, chi con la pec, e altre ancora mandavano il tecnico che consegnava un pacco di fogli. Dopo era il cliente che doveva trovare un metodo di gestione per trovare sempre i documenti più aggiornati tra tutto il materiale che riceveva".
9. E' possibile sbagliarsi?
Alessia: "Con Sds OnDemand® il rischio di sbagliare è molto minore per il cliente: collegandosi al servizio trova sempre la scheda di sicurezza, o l'etichetta, più aggiornata. Se le aziende inviassero i pdf in allegato tramite pec o mail, sarebbe poi il distributore a dover cercare l'ultimo documento, e in quel caso c'è il rischio di sbagliarsi: ad esempio potrebbe aver cancellato involontariamente l'ultima pec e trovare così la penultima, fornendo così un documento non aggiornato".
Sara: "Se invece è l'azienda produttrice/distributrice che per qualsiasi motivo ha urgenza di mettere online un materiale, a prescindere dalla pec di notifica, sul sito si vede subito e solo l'ultimo documento caricato. Anche in questo caso, gestendo tutto con la carta sarebbe più complicato e ci vorrebbe molto più tempo".
10. Cosa può fare Sds OnDemand® per i distributori e, di conseguenza, per gli utilizzatori finali?
Alessia: "La 'seconda fase' del servizio, quella dedicata ai distributori è attiva dal settembre 2017. I distributori che aderiscono a Sds OnDemand® possono inserire i loro clienti, in questo modo gli agricoltori possono entrare nell'area a loro riservata, gratuita, e avere subito a disposizione i documenti aggiornati che i distributori, cioè i clienti delle aziende produttrici/distributrici, vedono. In pratica i consorzi e le piccole rivendite possono mettere a disposizione dei loro clienti tutta la documentazione tramite il servizio, senza dover stampare nulla".
Sara: "Questa 'seconda fase' non funziona con le pec ma ci si avvale delle dichiarazioni di accettazione delal trasmissione dei documenti tramite Sds OnDemand®. Il consorzio, o il rivenditore, che decide di aderire compila online una sorta di anagrafica dei suoi clienti. Per ogni cliente compila i dati necessari alla dichiarazione, questa dichiarazione va stampata e fatta firmare al proprio cliente che in pratica accetta di approvvigionarsi da solo dei documenti tramite il servizio e il distributore non deve inviargli nulla. Agli utilizzatori finali viene inviata una mail ogni mese che riepiloga le novità uscite dall'invio precedente, quindi tutti gli agricoltori che aderiscono ricevono questa comunicazione e possono accedere in qualsiasi momento alla piattaforma.
Per non perdersi le ultime schede di sicurezza, etichette e comunicazioni la risposta è Sds OnDemand®.
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